아웃룩 메일 자동 분류를 위해 규칙 기능을 설정해봅시다.
규칙 기능을 설정하면 자동 분류를 통해 메일을 깔끔하게 정리할 수 있습니다.
아웃룩 규칙 설정
아웃룩 규칙 설정을 통해 메일을 자동으로 분류할 수 있습니다.
업무용 아웃룩이라면 규칙 설정을 통해 메일 자동 분류가 필수라고 할 수 있습니다.
수신되는 메일과 참조 메일, 사내 공지 메일까지 다양한 메일을 받게 됩니다.
이런 메일이 쌓이다 보면 적게는 수십 통에서 많게는 수백 통까지 쌓여있는 메일함을 보게 되죠.
중요한 메일을 놓치지 않으려면 규칙 설정을 통해 메일을 자동 분류되도록 해놓으셔야 합니다.
대표적으로 많이 사용하는 규칙 설정을 몇가지 함께 진행하면서 알아보도록 하겠습니다.
아웃룩 규칙 설정 방법
아웃룩 상단 메뉴 중 '규칙' -> '규칙 및 알림 관리' 메뉴를 열어줍니다.
'새 규칙'으로 새로운 규칙을 만들어 봅시다.
규칙 마법사가 아주 친절하게 규칙 마드는걸 도와줍니다.
설명을 잘 읽어보시면 원하는대로 설정할 수 있습니다.
아래에서는 대표적인 방법 두가지를 소개해드리겠습니다.
- 특정 발신자의 메일을 분류
- 상단의 1단계에서 '특정인이 보낸 메시지를 폴더로 이동'을 선택합니다.
- 하단의 2단계에서 '사용자 또는 공용 그룹'을 클릭합니다.
주소록에 저장된 발신자는 검색해서 적용시켜 주시면 되고요. 주소록에 없다면 하단에 '보낸 사람' 옆칸에 메일 주소를 직접 입력해주시면 됩니다. - '지정'을 클릭해서 분류해서 저장할 메일함을 선택해줍니다.
- '다음'을 클릭해서 추가 설정이 필요한 항목을 확인해서 진행해줍니다.
- 마지막 페이지에서 규칙 이름과 규칙 옵션을 선택하고 완료해줍니다.
* 규칙 옵션 설정에 "받은 편지함"에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행"을 체크하면 이미 받은 메일에도 규칙이 실행됩니다.
- 특정 단어가 제목에 포함된 메일을 분류
- 상단의 1단계에서 '제목에 특정 단어가 있는 메시지를 폴더로 이동'을 선택합니다.
- 하단의 2단계에서 '지정 단어'를 클릭합니다.
제목에서 찾을 단어(예:거래처명 등)를 추가해서 선택합니다. - '지정'을 클릭해서 분류해서 저장할 메일함을 선택해줍니다.
- '다음'을 클릭해서 추가 설정이 필요한 항목을 확인해서 진행해줍니다.
- 마지막 페이지에서 규칙 이름과 규칙 옵션을 선택하고 완료해줍니다.
* 규칙 옵션 설정에 "받은 편지함"에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행"을 체크하면 이미 받은 메일에도 규칙이 실행됩니다.
규칙 마법사를 이용해서 원하는 설정대로 규칙 기능을 설정하실 수 있습니다.
주로 쓰는 방법을 간략하게 알려드렸으니, 참고해서 적용해보시기 바랍니다.
아웃룩 규칙 기능 설정하시고 메일 자동 분류로 편한 업무 환경 만드시길 바랍니다.
감사합니다 : )
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