안녕하세요.
총무팀 김대리입니다.
오늘은 업무 중에 정신없이 메일을 작성하고 전송을 딱! 눌렀는데 누르고 보니 메일을 잘못보냈을 때
아 큰일났다... 하신 경험이 다들 있으실겁니다. 지금 그런 상황이라서 이 글을 보고 계신분도 있으실거구요.
좋은 소식은 이럴때 메일을 다시 회수하는 방법이 있다는 것이고,
나쁜 소식은 이 방법을 사용할 수 있는 분들은 소수라는 점입니다.
회수를 하려면 몇가지 조건이 있습니다.
첫번째, 보낸 메일을 상대방이 아직 읽지 않았어야 합니다.
상대방이 이미 읽은 메일은 증거 인멸을 위해 회수하려고 해도 안타깝게 회수할 수 없습니다.
두번째, 발신자와 수신자가 같은 메일 서버를 사용해야 합니다.
네이버로 보낸 메일은 네이버 받아야하고, 다음으로 보낸 사람은 다음으로,
지메일로 보낸 메일은 지메일로, 아웃룩(Exchange)로 보낸 메일은 아웃룩(Exchange 계정)로
받아야 회수가 가능합니다.
쉽게 확인하는 방법은 발신자 메일 도메인(a@naver.com)과 수신자 메일 도메인(b@naver.com)이
같으면 회수가 가능하다고 생각하시면 됩니다.
** 지메일의 경우에는 도메인이 다를 수 있습니다. 지메일을 쓴다면 도메인이 달라도 회수가 가능합니다.
위에 두가지 조건에 부합한다면 메일 회수가 가능합니다.
자주 사용하는 아웃룩, 네이버, 다음, 지메일 3가지에서 메일 회수하는 방법을 안내해드리겠습니다.
- 아웃룩(Exchange 계정) 메일 회수
* 아웃룩에 외부메일을 연동해서 사용하시는 경우는 적용이 안됩니다!
'보낸 편지함'을 클릭해서 잘못보낸 메일을 찾아줍니다.
잘못보낸 메일을 더블 클릭해서 메시지 창을 열어줍니다.
상단 메뉴 중 '동작' -> '메시지 회수' 클릭합니다.
상단에서 메일의 상태를 알 수 있습니다.
저는 아웃룩에 외부메일을 연동해서 사용하기 때문에 메일을 보내면
외부 서버에 보내지기 때문에 이미 읽었다고 나옵니다.
바로 삭제할건지 삭제하고 새로 보낼건지 선택할 수 있는데,
시간을 다투는 상황이니 일단 삭제하는걸 추천드립니다.
'각 메시지 회수 상태 확인'을 체크해두며 회수 진행 상황을 메일로 받을 수 있습니다.
- 네이버 메일 회수
네이버 메일에 접속해서 테스트 메일을 직접 보내봤습니다.
한번 직접 메일을 보내서 실제로 회수가 가능한지 테스트 해보시기 바랍니다.
보낸메일함 오른쪽에 '수신확인' 클릭합니다.
보낸 메일 중에 회수하려는 메일 내역에서 맨 끝을 보시면
아직 메일을 읽지 않은 상태라 회수가 가능하고 '발송취소' 버튼이 활성화 되어 있는 것을 확인할 수 있습니다.
'발송취소' 버튼을 클릭하면 메일이 회수 됩니다.
- 다음 메일 회수
다음 메일에 접속해서 테스트 메일을 직접 보내봤습니다.
한번 직접 메일을 보내서 실제로 회수가 가능한지 테스트 해보시기 바랍니다.
보낸메일함 오른쪽에 '수신확인' 클릭합니다.
네이버와 동일하게 메일 상태와 '발송취소' 버튼이 표시되어 있습니다.
'발송취소' 버튼을 클릭하면 메일이 회수 됩니다.
받은메일함에 메일이 1개 있다고 표시되어 있지만 실제로 메일함엔 메일이 없습니다.
회수가 완료되었습니다.
- 지메일 메일 회수
지메일은 메일 회수 방법이 아주 간단하고 회수 가능 시간이 전송 후 5초로 매우 짧습니다.
설정을 통해 최대 30초까지 변경 가능하니 설정 방법 먼저 알려드리겠습니다.
상단 '설정(톱니바퀴)' -> '모든 설정 보기' 클릭해서 설정 메뉴로 진입합니다.
'기본설정' 아래쪽에 '보내기 취소' 메뉴에서 최대 30초까지 변경이 가능합니다.
원하는 시간으로 변경해주세요.
메일을 보낸 뒤 왼쪽 하단을 보면 이미지와 같이 메시지 전송 상태와 '실행취소' 버튼이 보입니다.
설정해둔 시간동안 버튼이 활성화되니 메일 회수가 필요하면 해당 버튼을 눌러주시면 됩니다.
이렇게 메일 회수하는 방법을 알아봤습니다.
메일 회수라는 기능이 있지만 안타깝게도 앞에서 말씀드린 것처럼
같은 메일을 사용할 경우에만 사용할 수 있습니다.
한번 보내면 회수하기 어렵다는 걸 인지하시고 메일 보내실때 조금 더 신경쓰시기 바랍니다.
그리고 혹시라도 메일을 잘못보냈을 때는 수신자가 나와 같은 메일을 사용하는지
확인하시고 회수 기능을 사용하시기 바랍니다.
아웃룩에 있는 회수 기능은 Exchange 계정이 아닐 경우
회수를 시도했다가 실패했다는 사실을 수신자에게도 전달하는 경우도 있으니 더욱 주의하시기 바랍니다.
감사합니다.